Irrtum 1: Die Archivierung von Rechnungen und Buchungsbelegen ist ausreichend

Die GoBD beziehen sich grundsätzlich auf sämtliche Unterlagen, die für die steuerliche Berichterstattung relevant sind. Dazu zählen nicht nur offensichtliche Dokumente wie Rechnungen und Buchungsbelege, sondern auch Informationen, Angebote, Auftragsbestätigungen sowie Geschäftsvorfälle im Zusammenhang mit Gewährleistungen oder Rückabwicklungen und alle weiteren für den Geschäftsbetrieb wichtigen Dokumente. Daher ist es empfehlenswert, alle E-Mails, die in irgendeiner Weise für den Geschäftsbetrieb von Bedeutung sind, revisionssicher zu archivieren, um ihre Unveränderlichkeit zu gewährleisten.

Irrtum 2: Alle E-Mails müssen archiviert werden

Es ist angebracht, einen Workflow zur Archivierung einzurichten, jedoch müssen nicht alle E-Mails archiviert werden. Wenn eine E-Mail lediglich dazu dient, eine Rechnung zu übermitteln und keine weiteren wichtigen Informationen enthält, ist eine Archivierung nicht erforderlich, da sie vergleichbar mit einem Briefumschlag bei einem physischen Schreiben ist. Daher genügt es, nur die Rechnung, die per E-Mail versendet wurde, aufzubewahren, nicht jedoch die E-Mail selbst.

Irrtum 3: Ausdrucken und/oder Ablegen reicht aus

Die Archivierung von E-Mails gestaltet sich komplizierter als häufig vermutet. Das einfache Ausdrucken und Lagern von E-Mails erfüllt nicht die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), da diese die Aufbewahrung der Originaldokumente verlangt, in diesem Fall also der elektronischen E-Mails. Ein Ausdruck stellt lediglich eine Kopie dar.

Irrtum 4: Wer regelmäßig Backups macht, muss kein E-Mail-Archiv führen

Backup und revisionssichere E-Mail-Archivierung sind zwei verschiedene Konzepte. Backup bezieht sich auf das Speichern von Daten für einen bestimmten Zeitraum, damit diese im Falle eines Verlusts wiederhergestellt werden können. Dies erfolgt in der Regel in festgelegten Abständen. Im Gegensatz dazu erfordert die revisionssichere E-Mail-Archivierung, dass E-Mails sofort erfasst werden, um sicherzustellen, dass sie unverändert im Archiv gespeichert sind. Während beim Backup die Daten lediglich gesichert werden, muss die E-Mail-Archivierung garantieren, dass die Informationen vollständig und unveränderlich sind und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die über die Dauer eines Backups hinausgehen, eingehalten werden.

Irrtum 5: Die GoBD und der Datenschutz beißen sich

Jein: Gemäß der DSGVO sollten Daten nur dann gespeichert werden, wenn ein berechtigter Grund vorliegt. Bei der

E-Mail-Archivierung ist dieser Grund gegeben, da eine Pflicht zur Archivierung besteht. Allerdings sollte eine E-Mail, die für die Archivierung nicht relevant ist, aus einem anderen Grund aufbewahrt werden. Ansonsten muss sie gelöscht werden. Ein Beispiel wäre, wenn ein Bewerber seine Unterlagen per

E-Mail einreicht. Wird der Bewerber abgelehnt, haben seine Daten keinen Platz mehr in Ihrem Archiv.

Irrtum 6: Mail-Archivierung ist nur für große Unternehmen und Konzerne relevant

Leider ist das nicht der Fall:

Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, ist verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren. Firmen, die mit der Absicht, Gewinne zu erzielen, tätig sind, müssen daher geschäftliche E-Mails archivieren, sei es ein großes Unternehmen oder ein Einzelunternehmer, der einen Imbiss betreibt.

Was hat es mit der Archivierungspflicht auf sich?

Wenn Sie ein eigenes Unternehmen führen, ist es wahrscheinlich, dass Sie bereits von den GoBD gehört haben. Diese Abkürzung steht für die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, die vom Finanzministerium veröffentlicht wurden. Sie fassen die Aufbewahrungspflichten zusammen, die aus relevanten Gesetzen resultieren. Gemäß den GoBD müssen auch E-Mails archiviert werden.